Похоже, это какой-то «левый» договор.
У них должен быть договор, предусмотренный условиями конкурса.
Соответственно, изложены основания для заключения договора, дата начала и окончания действия должна быть зафиксирована (ровно 1 год!!)
В обязательном порядке должны быть следующие приложения:
- состав общего имущества
- состав работ и их периодичность
- порядок осуществления контроля собственниками за выполнением договора (если нет, то нужно вам это придумать)
Должна быть зафиксирована цена, соответственное приложение.
Ради смеха можно сделать следующее: взять условия конкурса в отношении цены, ваш протокол определения долей, всем указать соответствующие величины долей.
Думаю, каждый существенно сэкономит J

Людей предупредить об оплате исключительно с начала действия договора (скорее всего с 1 июля, не раньше), за предыдущие периоды не платить!